Privacyverklaring
Van toepassing op alle diensten van Flex Academy B.V., waaronder de website www.flexacademy.nl en de Opleidingen in de lesvormen e-learning, zelfstudie met studiecoach en virtual classroom.
1. Inleiding
Flex Academy B.V. ('Flex Academy', 'wij' of 'we') hecht grote waarde aan een zorgvuldige en transparante omgang met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Flex Academy, waaronder het volgen van een Opleiding (in de vorm van e-learning, zelfstudie met studiecoach of virtual classroom), het gebruik van de website www.flexacademy.nl en de online leeromgeving, en op ons contact met (potentiële) klanten, deelnemers en sollicitanten.
2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens
Flex Academy B.V., gevestigd te Steenwijk, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
| Flex Academy B.V. | |
|---|---|
| Bezoek-/postadres | De Vesting 11, 8332 GL Steenwijk |
| KvK-nummer | 60469625 |
| Telefoon | 088 – 4 202 222 |
| Website | www.flexacademy.nl |
| E-mail privacy | privacy@flexacademy.nl |
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Flex Academy kun je contact opnemen via bovenstaande gegevens, of via Aleid Feenstra, bereikbaar via privacy@flexacademy.nl.
3. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Afhankelijk van de dienst die je van ons afneemt of het contact dat je met ons hebt, verwerken wij (een deel van) de volgende persoonsgegevens:
- Contactgegevens: voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres;
- Inschrijf- en studiegegevens: geboortedatum, geboorteplaats, gekozen Opleiding en Lesvorm (e-learning, zelfstudie met studiecoach of virtual classroom), toelatingsgegevens, voortgangs- en studieresultaten, examen- en diplomagegevens;
- Financiële gegevens: bankrekeningnummer (bij automatische incasso), facturatiegegevens en betaalgeschiedenis;
- Gebruiksgegevens Online Leeromgeving: inloggegevens, voortgang in het Onderwijsmateriaal, deelname aan online lesmomenten (virtual classroom), communicatie met een studiecoach of docent via de leeromgeving;
- Correspondentiegegevens: gegevens die je verstrekt in e-mails, contactformulieren, telefoongesprekken of chatgesprekken met onze afdeling voorlichting of studiebegeleiding;
- Sollicitatiegegevens: cv, motivatiebrief en overige gegevens die je verstrekt als je solliciteert op een vacature bij Flex Academy;
- Gegevens over websitebezoek: geanonimiseerde statistieken over het gebruik van onze website via Google Analytics (zie artikel 9).
4. Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van een grondslag die de AVG daarvoor biedt:
| Doel | Grondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Het sluiten en uitvoeren van de Studieovereenkomst: inschrijving verwerken, toegang verlenen tot de Online Leeromgeving, begeleiding door een studiecoach of docent, examinering en diplomering. | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Facturatie en incasso van verschuldigde bedragen, en het voldoen aan onze fiscale administratieplicht. | Uitvoering van de overeenkomst / wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b en c) |
| Klantcontact: het beantwoorden van vragen, het verwerken van klachten en het bieden van studievoorlichting. | Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f) |
| Het versturen van een nieuwsbrief of informatie over vergelijkbare Opleidingen aan bestaande klanten. | Toestemming, respectievelijk gerechtvaardigd belang bij directe relaties (art. 6 lid 1 sub a en f) |
| Het meten en analyseren van websitegebruik ten behoeve van verbetering van de website, met gebruik van geanonimiseerde statistieken (Google Analytics). | Gerechtvaardigd belang, mits privacyvriendelijk ingesteld (art. 6 lid 1 sub f) |
| Het behandelen van een sollicitatie. | Precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene (art. 6 lid 1 sub b) |
| Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht en verzoeken van toezichthouders of opsporingsautoriteiten. | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) |
5. Bijzondere persoonsgegevens en minderjarigen
Flex Academy verwerkt in beginsel geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, ras, religie of seksuele geaardheid), tenzij jij deze zelf en op eigen initiatief aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in het kader van een verzoek om coulance bij tussentijdse beëindiging wegens ernstige ziekte (zie de Algemene Voorwaarden). Wij verwerken deze gegevens dan uitsluitend voor het doel waarvoor je ze hebt verstrekt en bewaren ze niet langer dan noodzakelijk.
Onze website en Opleidingen zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar en wij hebben niet de intentie om zonder toestemming van een ouder of voogd gegevens te verzamelen over bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Wij kunnen de leeftijd van websitebezoekers niet controleren. Ouders die vermoeden dat wij zonder hun toestemming gegevens hebben verzameld over hun minderjarige kind, kunnen contact met ons opnemen via privacy@flexacademy.nl, waarna wij deze informatie verwijderen.
6. Geautomatiseerde besluitvorming
Flex Academy neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
7. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, en houden daarbij rekening met onze wettelijke bewaarplichten. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
| Categorie persoonsgegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Inschrijf- en studiegegevens (algemeen) | Gedurende de looptijd van de Studieovereenkomst, plus maximaal 2 jaar daarna in verband met eventuele klachten, geschillen of vervolgvragen. |
| Financiële en factuurgegevens | 7 jaar na afloop van het boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht van artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen. |
| Examen- en diplomagegevens | Ten minste 7 jaar, en voor zover noodzakelijk om diplomering achteraf te kunnen bevestigen aan de oud-deelnemer of aan een derde met diens toestemming, voor onbepaalde tijd in een beperkt diplomaregister met uitsluitend de daarvoor strikt noodzakelijke gegevens. |
| Klachtgegevens | 2 jaar na afhandeling van de klacht. |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij je toestemming geeft voor een langere bewaartermijn van maximaal 1 jaar (bijvoorbeeld voor een talentpool). |
| Nieuwsbrief- en marketinggegevens | Tot het moment waarop je je afmeldt voor de nieuwsbrief of bezwaar maakt tegen het gebruik van je gegevens voor marketingdoeleinden. |
| Website-/analyticsgegevens (Google Analytics) | Conform de bewaartermijn die is ingesteld in Google Analytics (zie artikel 9), in beginsel niet langer dan 14 maanden. |
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich hiertegen verzet.
8. Met wie wij persoonsgegevens delen
Flex Academy verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden. Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Studieovereenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of op basis van een gerechtvaardigd belang zoals hierboven beschreven. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om:
- de aanbieder(s) van onze Online Leeromgeving en het platform voor virtual classroom-sessies, ten behoeve van het aanbieden van de Opleiding;
- administratie-, incasso- en boekhoudsoftware, ten behoeve van facturatie en betalingsverwerking;
- e-mail- en nieuwsbriefsoftware, ten behoeve van klantcommunicatie;
- Google (Google Analytics), ten behoeve van geanonimiseerde websitestatistieken (zie artikel 9);
- externe exameninstituten, indien je een Extern Examen aflegt, en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor die examinering;
- toezichthouders, fiscale autoriteiten of andere overheidsinstanties, voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met iedere partij die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt (een 'verwerker'), sluiten wij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van artikel 28 AVG. Hierin leggen wij vast dat deze partijen jouw gegevens uitsluitend verwerken in onze opdracht, voor de doeleinden die wij hebben vastgesteld, en met passende beveiligingsmaatregelen. Flex Academy blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
9. Google Analytics (statistieken)
Flex Academy gebruikt Google Analytics om geanonimiseerde statistieken bij te houden over het gebruik van onze website, zoals bezoekersaantallen en de populariteit van pagina's. Dit helpt ons de website te verbeteren. Wij gebruiken Google Analytics uitsluitend voor dit statistische doel; wij combineren Google Analytics niet met andere Google-diensten zoals Google Ads of Google Signals, en gebruiken de gegevens niet voor gepersonaliseerde advertenties of het volgen van individuele bezoekers over meerdere websites heen.
Wij hebben Google Analytics zo privacyvriendelijk mogelijk ingesteld, in lijn met de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens:
- IP-adressen worden geanonimiseerd (gemaskeerd) voordat gegevens worden opgeslagen;
- wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten (de Google Ads Data Processing Terms);
- wij delen geen gegevens met Google voor overige Google-diensten;
- gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden.
Omdat Google Analytics op deze manier is ingesteld en uitsluitend geanonimiseerde statistieken oplevert, heeft het gebruik ervan naar het oordeel van Flex Academy geen of slechts een gering effect op jouw privacy. Onze cookiebanner biedt je niettemin de mogelijkheid om analytische cookies te accepteren of te weigeren, zodat je hier altijd zelf controle over houdt.
Google kan bij het gebruik van Google Analytics gegevens overdragen naar de Verenigde Staten. Google Ireland Limited is voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte de verantwoordelijke partij en is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, waardoor deze doorgifte volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau kent. Meer informatie over hoe Google met gegevens omgaat, vind je in het privacybeleid van Google.
Naast Google Analytics gebruiken wij uitsluitend technische en functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website en de Online Leeromgeving (bijvoorbeeld om je inlogsessie te onthouden). Voor deze cookies is geen toestemming vereist.
10. Doorgifte van gegevens buiten de EER
Flex Academy verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor zover een door ons ingeschakelde partij (zoals Google, zie artikel 9) gegevens buiten de EER verwerkt, dragen wij er zorg voor dat dit gebeurt op basis van een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework) of op basis van modelcontractbepalingen.
11. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Flex Academy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en onrechtmatige verwerking, waaronder toegangsbeveiliging van de Online Leeromgeving, versleuteling van gevoelige gegevens en periodieke controle van onze beveiligingsmaatregelen. Als je vermoedt dat jouw gegevens onvoldoende beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via privacy@flexacademy.nl.
12. Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
- recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
- recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- recht op verwijdering van jouw gegevens, voor zover wij deze niet langer nodig hebben of geen wettelijke bewaarplicht geldt;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht op bezwaar tegen de verwerking, bijvoorbeeld tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of ten behoeve van direct marketing;
- recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit): je kunt ons verzoeken de gegevens die je aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar formaat aan jou of aan een door jou aangewezen partij over te dragen;
- recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Je kunt een verzoek tot uitoefening van een van deze rechten sturen naar privacy@flexacademy.nl. Om te voorkomen dat wij op verzoek van een onbevoegde derde gegevens verstrekken, kunnen wij je vragen om je te identificeren. Vraagt dit om een kopie van een identiteitsbewijs, maak dan in ieder geval je pasfoto, de MRZ-strook (machine readable zone), het documentnummer en het Burgerservicenummer onherkenbaar, ter bescherming van je eigen privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, en in elk geval binnen vier weken, op jouw verzoek.
13. Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop Flex Academy met jouw persoonsgegevens omgaat, neem dan eerst contact met ons op via privacy@flexacademy.nl, zodat wij kunnen proberen dit samen op te lossen. Ben je niet tevreden met de afhandeling van je klacht, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
14. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Flex Academy kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van gewijzigde wet- en regelgeving of gewijzigde dienstverlening. De meest actuele versie is steeds te vinden op www.flexacademy.nl/privacyverklaring. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten hier tevens actief over.