Professioneel Inrichten van Teams

Zorgt uw team voor synergie?

Samenwerken binnen een afdeling dient te leiden tot synergie. Is er binnen de afdeling sprake van een team of van een groepje mensen die bij elkaar zitten en toevallig soortgelijke werkzaamheden uitvoeren? Deze vraag is cruciaal. Een sterk team heeft verschillende kenmerken:

• Een team werkt goed samen
• Een team is in balans (vult elkaar aan)
• Een team heeft duidelijke rollen
• Een team werkt aan een gezamenlijk en duidelijk doel
• Een team vertrouwt elkaar

In veel gevallen is er tijdens het samenstellen van het team niet naar alle bovenstaande kenmerken gekeken. Door de juiste stappen te zetten kan er veel meer rendement uit een team gehaald worden en kan in veel gevallen de motivatie binnen een team verbeterd worden.

Voor het inrichten van een professioneel team hebben wij een specifiek programma ontwikkeld, het Team Efficiency Programma^© (TEP^©).

1. Team Efficiency Programma^©  

Situatieanalyse

Er wordt altijd gestart met een situatieanalyse. Een veel voorkomende startsituatie is dat binnen de organisatie behoefte is aan het creëren van een groepsgevoel, waarbij de medewerkers duidelijker naar elkaar gaan communiceren, elkaar beter gaan begrijpen en effectiever en efficiënter gaan samenwerken.

Interventie - techniek 

Door dit programma worden technieken aangeleerd die ervoor zorgen dat de samenwerking en informatieoverdracht (bijv. werkzaamheden) optimaal kan verlopen. Tevens zal aandacht besteed worden aan de onderlinge verhoudingen tussen de deelnemers zelf en de relatie tot de leidinggevende(n). Daarnaast komen basisaspecten omtrent samenwerken aan bod. Als aanvullende onderwerpen worden ook communicatietechnieken behandeld. Hierbij wordt aandacht besteed aan orde en netheid tijdens het werken. Het gehele programma wordt op een praktijkgerichte manier aangeboden. De coaches stellen de deelnemers centraal tijdens de bijeenkomsten en deelnemers gaan zelf veel praktijksituaties uitvoeren om tijdens de bijeenkomsten stap voor stap te werken naar het vooraf vastgestelde doel. Kortom het is een no-nonsense programma met een duidelijk vooraf vastgesteld doel. Het doel wordt tijdens fase 2 gezamenlijk bepaald.

Randvoorwaarden

De deelnemersgroep bestaat uit maximaal 12 personen waardoor de effectiviteit van het programma gewaarborgd wordt. Om optimaal in te kunnen spelen op de behoefte van de deelnemers en hun leidinggevenden is het belangrijk dat de coach een intakegesprek houdt met de betrokken deelnemers. De coach stemt naar aanleiding van de gesprekken het doel van het programma af met de opdrachtgever.

Het is voor dit programma van belang dat de samenstelling van de groep(en) gelijk blijft tijdens de bijeenkomst(en).

Doelgroep

De deelnemers aan dit programma kunnen diverse functies binnen de organisatie/afdeling vervullen. Een groep bestaat tijdens dit programma uit maximaal 12 deelnemers.

Leidinggevende

De leidinggevenden van de deelnemers dienen hun betrokkenheid bij het traject te tonen door actieve participatie bij de intakefase, de teambuilding en tijdens de evaluatiebijeenkomsten. Het is hun taak om het belang van dit programma aan te geven bij de medewerkers. Daarnaast wordt van hen verwacht dat zij hun medewerkers motiveren en stimuleren om het geleerde in de praktijk te brengen en dat zij zelf in de praktijk een voorbeeldfunctie vervullen.

Leerdoelen

Bij elke programma gaan wij uit van de leerdoelen voor de organisatie en de deelnemers. Deze leerdoelen formuleren wij in termen van observeerbaar werkgedrag. Het programma is gebaseerd op de geconstateerde verschillen tussen het gewenste gedrag en het huidige gedrag binnen uw organisatie.

Op basis van de beschreven uitgangssituatie van de organisatie kunnen meestal de volgende leerdoelen van de deelnemers geformuleerd worden:

• Inzicht in veranderen
• Kennis van en ervaren van teamgericht werken
• Kennis van de organisatiecultuur
• Inzicht hebben in en ervaren van vertrouwen binnen een team
• Inzicht in effectief communiceren
• Kennis verkrijgen en ervaren van omgaan met moeilijke situaties
• Kennis van werkprocessen
• Kennis van en ervaren van groepsgedrag
• Inzicht hebben in omgaan met emoties

Aanvullend voor de leidinggevende:

• Kennis van motivatie en stimulatie binnen een team
• Kennis van veranderkundige aspecten

Aanvullend voor de organisatie:

• Verbeteren van de efficiëntie en effectiviteit binnen de teams.

In de intakefase worden op basis van de intakeformulieren en de intakegesprekken de leerdoelen per team aangescherpt. Om het effect van het programma op zowel korte als lange termijn te kunnen meten, worden leerdoelen vertaald naar observeerbaar gedrag.

Bijvoorbeeld:

Leerdoel: herkennen en analyseren van problemen

Observeerbaar gedrag: het komen met een verbetervoorstel

Bij elk geformuleerd leerdoel kan, op basis van het observeerbaar gedrag bepaald worden hoe de evaluatie plaats vindt.

             2. De vijf fasen van het programma

Gebaseerd op onze visie voor het professioneel inrichten van teams hanteren we de volgende aanpak:

• Fase 1: Intake;
• Fase 2: Teaminrichtingsdoelen bepalen;
• Fase 3: Voorbereiden van inrichten van een team;
• Fase 4: Uitvoeren teaminrichting;
• Fase 5: Terugkombijeenkomst (evaluatie).

Fase 1:  Intake

Voor een gedetailleerde beeldvorming is nodig:

Documentenstudie: bestudering van plannen en procedures (toekomstplan)

Gesprekken met de deelnemers en verantwoordelijk management voor een verfijning van het traject en het bepalen van het huidige vaardigheidsniveau en het gewenste niveau. De gesprekken vinden met de coach plaats. We hebben voor deze fase eigen structuren ontworpen.

Fase 2:  Teaminrichtingsdoelen bepalen

In gesprekken met het verantwoordelijke management bepalen wij:

De teaminrichtingsdoelen: zowel de hoofddoelstellingen als ook de gedetailleerde subdoelstellingen. Deze doelen worden tijdens de evaluatie teruggehaald en besproken.

Fase 3:  Voorbereiding van het inrichten van een team

Hierna kan het programma beter afgestemd worden op de organisatie:

• gebaseerd op het gewenste eindniveau en de aangetroffen beginsituatie;
• rekening houdend met de wijze van (tussentijdse) evaluatie;
• aangepast aan de situatie van de organisatie nu en in de nabije toekomst.

Fase 4:  Uitvoeren teaminrichting

Stap1: Unfreeze

In deze fase wordt de verandering overwogen, vastgesteld en gepland. Uit een oogpunt van beheersing van het veranderingsproces is dit een zeer belangrijke fase. In dit stadium wordt de kern voor slagen of mislukken gelegd. Bij het betrokken bedrijfsonderdeel kunnen onbegrip, onzekerheid en misverstanden gaan ontstaan.

Tijdens deze stap wordt aandacht besteed aan wat er precies veranderd dient te worden. Hierbij staan de deelnemers zelf ook centraal.

Stap 2: Move

In deze fase draait alles om het ontdekken en aanleren van nieuwe rollen. De geplande veranderingen worden doorgevoerd. De betrokken mensen zullen hun nieuwe rol moeten aanleren.

Tijdens deze stap gaan we verder met het inzetten van de veranderingen die we tijdens de eerste stap bepaald hebben. Hierbij staan de deelnemers en het groepsproces centraal.

Stap 3: Refreeze

Deze fase begint wanneer de mensen zich hebben aangepast aan de nieuwe situatie. De organisatie zal weer in een situatie van stabiliteit komen te verkeren.

Tijdens deze stap zetten we de puntjes op de i en gaan we de veranderingen verder funderen. Ook eventuele aanpassingen worden tijdens deze stap doorgenomen.

Fase 5:  Terugkombijeenkomst (evaluatie)

Bij het vaststellen van de leerdoelen werd ook de manier van evalueren bepaald:

• Wat dient de situatie te zijn na 3 maanden, na 6 maanden, na 12 maanden?
• In het natraject ondersteunen wij de vertaalslag naar de praktijk door middel van follow-up sessie / intervisie sessie / bijeenkomsten met collega's. Overigens wordt tijdens het programma ook regelmatig een korte evaluatie gehouden over hetgeen in de bijeenkomst behandeld is.

Didactische werkvormen

Om tijdens en na de opleiding de juiste resultaten te krijgen, passen wij een aantal didactische werkvormen toe:

• De coaches betrekken de deelnemers actief bij het programma. De eigen werkomgeving van de deelnemers staat centraal.

• Tijdens het programma worden veel groepsopdrachten uitgevoerd waarbij de onderlinge communicatie een centrale rol speelt onder begeleiding van de coaches.