Organisatie-audit

Bedrijfsaudit: voor een scherpe analyse van uw organisatie

Weet u waar uw organisatie zich op dit moment bevindt? Behaalt u doelstellingen niet altijd? Maakt u zich zorgen over financiële tegenvallers of over de inzet van de beschikbare middelen? Het is niet gemakkelijk alles binnen uw organisatie onder controle te hebben. Met onze bedrijfsaudit worden knelpunten, risico's en verbeterpunten inzichtelijk. Door onze jarenlange ervaring, zowel nationaal als internationaal, kunnen wij u op een korte termijn een scherpe analyse bieden van de stand van zaken in uw organisatie.

     1. Intake met de klant

Flex Academy start het traject om te komen tot een organisatie-audit door eerst een intake met de klant te hebben. Een organisatie-audit volgt de primaire processen van de organisatie.

Organisaties zijn voortdurend in beweging. De marktomstandigheden vormen elk jaar opnieuw uitdagingen. Werkzaamheden veranderen met de ontwikkelingen mee en vragen daardoor steeds om aanpassingen van de processen.

Flex Academy vindt het belangrijk dat de benodigde processtappen binnen de organisatie goed op elkaar aansluiten. De foutkansen nemen hierdoor af en de faalkosten ook. Indien er een mismatch ontstaat komt de leverbetrouwbaarheid (o.a. de kwaliteit) van de organisatie in gevaar.

Tijdens dit gesprek worden de volgende onderwerpen besproken:

• Visie en missie van de organisatie
• Huidige en toekomstige marktontwikkelingen
• Inrichting van de huidige organisatie
• Vastleggen van aandachtsgebieden voor de organisatie-audit
• Borging beschikbaarheid van de juiste medewerkers tijdens de audit

Deze intake zorgt voor de fundering van het optimaliseren van de organisatie.

     2. Stappenplan voor de organisatie-audit

Flex Academy heeft een methodiek ontwikkeld, waarbij het primaire proces centraal staat en tevens de ondersteunende processen meegenomen worden. Deze methodiek van auditeren geeft in relatief korte tijd een goed beeld van waar de verbetermogelijkheden voor een organisatie liggen.

Uitgangspunt voor verandering

Het uitvoeren van een audit geeft een duidelijk inzicht waar een organisatie op dit moment staat. Dit kan een prima vertrekpunt zijn voor een veranderproject. Ook kan een audit dienen als voorloper voor een certificeringstraject. Bij een audit gaat het altijd om het in kaart brengen van de huidige situatie binnen de organisatie.

Hoe pakken wij het aan?

Alle audits worden door twee consultants uitgevoerd. Op die manier bent u zeker van objectiviteit. Meestal is één dag voldoende voor een audit. De duur van de audit is uiteraard afhankelijk van de omvang. Tijdens de audit wordt er door de consultants ingezoomd op de werkwijze binnen de organisatie. De primaire processen, ondersteunende processen, communicatie en informatiestromen worden voor u in kaart gebracht. Dit kan een uitgebreide en volledige audit zijn, maar ook een audit op één specifieke afdeling.

     3. Mogelijke aandachtsgebieden van de audit

Een audit kan betrekking hebben op de volgende onderdelen of afdelingen binnen een organisatie:

• Strategisch management
• Operationeel management
• Inkoop
• Marketing / verkoop
• Kwaliteitsmanagementsysteem
• Interne klantrelaties
• Algemeen procesmanagement
• Voorraadbeheer
• Informatiemanagement
• Planning
• Productieproces
• Magazijnbeheer
• Human Resource Management
• Documentenstroom
• Transport
• Automatisering

Alle onderdelen bestaan uit een groot aantal vragen. Tijdens de audit worden de direct betrokken medewerkers door de consultants bevraagd over hun eigen bedrijfsprocessen. Aan de hand van deze beschrijving en de gestelde vragen wordt er een totaalbeeld gevormd. De interne processen lopen als rode draad door de audit heen.

Er kunnen aanvullende onderwerpen opgenomen worden in de audit, welke van belang zijn binnen een specifieke branche of bedrijfstak.

     4. Heldere eindrapportage

Bij iedere audit wordt de order of interne klantvraag centraal gesteld. Wij schrijven een eindrapport waarbij de sterke punten en de verbeterpunten per afdeling puntsgewijs beschreven zullen worden. Ook dragen wij slotconclusies aan die als input dienen voor veranderprocessen. Binnen twee weken heeft u het eindrapport op uw bureau liggen. Een mondelinge presentatie door de consultants sluit het geheel af.

Wilt u ondersteuning bij verbeterprocessen?

Met ons rapport heeft u een goed middel in handen om mee aan de slag te kunnen. Flex Academy geeft in het auditrapport voldoende handvatten om tot verbeterprocessen te komen. Natuurlijk kunnen wij de verbeterprocessen ook volledig of gedeeltelijk ondersteunen.

De audit wordt zowel in opdracht van de klant zelf uitgevoerd alsook in opdracht voor derden uitgevoerd. Voor de audit wordt van tevoren een planning door Flex Academy opgesteld. Op deze manier kan een audit in één of twee dagen uitgevoerd worden.